電子証明書失効申請等受理通知書の誤交付について

市民課窓口において、「電子証明書失効申請等受理通知書」を誤交付した事案が発生しました。関係の皆様に多大なご迷惑をおかけすることになり、心よりお詫び申し上げます。今後このような事案が生じないように再発防止に努めてまいります。

事案発生の経緯

・令和7年11月27日（木曜日）午後1時頃に市民課窓口において、A氏から戸籍謄本の請求があった。A氏の戸籍謄本をプリンターから出力した際に排出トレイに残置となっていたB氏の「電子証明書失効申請等受理通知書」を、戸籍謄本と一緒に綴じ、その状態でA氏に交付した。B氏は同日午後1時頃、市民課窓口でマイナンバーカードの電子証明書の更新手続きをしており、「電子証明書失効申請等受理通知書」と「電子証明書の写し」の2枚を配布すべきところ、「電子証明書の写し」のみを交付した。

・同日午後1時20分頃、A氏が市民課窓口を訪れ、戸籍謄本と異なる書類がついていると申し出があったことから事案の発生を確認した。A氏に謝罪を行い、「電子証明書失効申請等受理通知書」の返却を受ける。

・同日午後6時30分頃、市職員がB氏の自宅に訪問し、誤交付に至る経緯を説明した上で謝罪を行い、「電子証明書失効申請等受理通知書」を手渡した。

電子証明書失効申請等受理通知書について

マイナンバーカードに搭載されている電子証明書の有効期限が切れる前に更新を行う場合、現在使用されている電子証明書を失効させてから新しい電子証明書を発行している。この手続きの際、電子証明書の失効が受理されたことを通知するため、「電子証明書失効申請等受理通知書」の交付を行っている。

漏洩した情報

B氏の氏名、住所、生年月日、性別

原因

・証明書などの発行作業は2名体制で実施していたが、出力作業を行った職員及び申請された内容の証明書かどうかの点検を行った職員が、不要な書類がつづられていることを見落としたこと
・電子証明書の更新手続きを行った職員が、申請者に対して交付すべき書類の確認を怠ったこと

再発防止に向けた取り組み

・職員における個人情報の認識とその取扱いに対する危機管理意識の徹底
・マイナンバーカードの処理に伴う交付書類確認を2名体制に変更